Phiên bản 2.5 - Hướng dẫn Gửi Nâng Cao với nhiều Tài Khoản cùng lúc

- Nhập dữ liệu Khách Hàng từ excel - từ phút thứ 00:00
- Chọn danh sách Khách Hàng để gửi - từ phút thứ 00:30
- Chọn Nhóm Khách Hàng để gửi - từ phút thứ 01:25

Phần 1: Hướng dẫn tạo danh sách Khách Hàng

Cách 1: Tạo KH trực tiếp từ phần mềm -> từ phút thứ 00:08
Cách 2: Tạo KH từ danh sách các Email đã lưu (những email được lưu về máy bằng tính năng Email Spider) -> từ phút thứ 01:00
Cách 3: Tạo KH từ file excel -> từ phút thứ 01:30

Phần 2: Hướng dẫn gửi email tới Khách Hàng

Bước 1: Biên soạn nội dung email gửi tới KH -> từ phút thứ 00:11
Bước 2: Tạo SMTP Server -> từ phút thứ 02:50
Bước 3: Tạo IMAP Server -> từ phút thứ 03:33
Bước 4: Tạo tài khoản gửi email -> từ phút thứ 04:07
Bước 5: Thiết lập các lựa chọn mặc định -> từ phút thứ 06:04
Bước 6: Chọn các KH mà bạn muốn gửi email -> từ phút thứ 06:45
Bước 7: Check IMAP Server để loại bỏ các email lỗi -> từ phút thứ 08:08
  • 1. Tôi không thể nhập dữ liệu từ file Excel vào phần mềm gửi email marketing VOS-Email

    Để nhập dữ liệu từ excel vào VOS-Email, bạn cần:

    1. File excel có đuôi mở rộng là xls. Nếu là xlsx, bạn cần chuyển sang xls
    2. Cột đầu tiên phải là Email

    Bạn có thể download file excel mẫu tại đây

    Phần mềm email marketing VOS-Email mới được chúng tôi nâng cấp lên phiên bản 1.6, đã fix lỗi khi nhập dữ liệu từ file excel có dung lượng quá lớn. Phiên bản 1.6 cho phép bạn nhập file excel có dung lượng lên tới 10 MB, tương đương hàng trăm nghìn địa chỉ email mỗi lần.

    Lưu ý: nếu bạn nhận được thông báo "Định dạng file này không được phép upload" thì có thể là do bạn đang mở file đó. Bạn cần đóng file đó rồi upload lại.

  • 2. VOS-Email có thể gửi bao nhiêu email/ngày?

    Mỗi tài khoản email thường bị giới hạn số lượng gửi email trong 1 ngày. Số lượng này nhiều hay ít tùy thuộc vào nơi bạn đang lưu trữ tài khoản email (Email Hosting).
    Bạn có thể dùng tài khoản Gmail để làm Tài Khoản Gửi Mail. Số lượng email được phép gửi trong 1 ngày của Gmail vào khoảng 500 email/ngày.
    Tham khảo: http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=22839&topic=1669057

    Theo kinh nghiệm thực tế của chúng tôi, số lượng email được phép gửi trong 1 ngày của Gmail (hoặc Google Apps) có thể chỉ 1 vài trăm hoặc gần 1000 email, tùy thuộc vào tuổi thọ tài khoản email của bạn.

    Với VOS-Email, bạn có thể tạo nhiều Tài Khoản Gửi Mail, vì vậy khi 1 Tài Khoản Gửi Mail đã gửi hết số lượng email/ngày, bạn có thể dùng Tài Khoản Gửi Mail khác để tiếp tục gửi.

    Nếu bạn muốn gửi mail với số lượng lớn, không giới hạn, bạn cần 1 Email Server riêng.

  • 3. Tôi có thể chạy VOS Email ở Firefox hoặc Chrome?

    Được.

    VOS-Email chạy bằng trình duyệt, mặc định là Internet Explorer (IE). Để chạy ở trình duyệt khác bạn chỉ cần copy đường dẫn của phần mềm VOS-Email (thường là 127.0.0.1) và chạy đường dẫn đó ở trình duyệt khác.
    Lưu ý: bạn không được đóng cửa sổ mặc định (IE) khi chạy, nếu đóng tức là bạn đã thoát khỏi VOS-Email rồi.

  • 4. Có thể chèn hình ảnh vào nội dung email gửi đi không?

    Được, với điều kiện là hình ảnh đó có thể truy cập từ internet.
    Bạn tham khảo hướng dẫn sau www.youtube.com/vietnamoss#p/u/4/gggWVyLiGm0

  • 5. Làm thế nào để loại bỏ những email lỗi?

    Như bạn đã biết, số lượng email được phép gửi đi của 1 tài khoản email là có giới hạn. Vì vậy nếu những địa chỉ email mà bạn gửi đến thực tế là không tồn tại thì có nghĩa là bạn đang không chỉ lãng phí số lần gửi mà còn lãng phí thời gian 1 cách vô ích.

    VOS-Email có tính năng Xác thực email trước khi gửi, tức là kiểm tra tính hợp lệ của email (xem có đúng định dạng email hay không, kiểm tra bản ghi MX - Mail Exchange...). Tuy nhiên, để biết chính xác 1 địa chỉ email thực sự có tồn tại hay không thì chỉ có 1 cách là gửi 1 nội dung email tới địa chỉ email đó.

    Giả sử bạn gửi email tới địa chỉ admin123@websoftvietnam.net, nếu bạn nhận được 1 email với tên người gửi là "Mail Delivery Subsystem mailer-daemon@googlemail.com" (đây là địa chỉ email tự động của Gmail) thì có nghĩa là địa chỉ email admin123@websoftvietnam.net thực tế là không (hay không còn) tồn tại, mặc dù định dạng email là hợp lệ.

    Bên cạnh tính năng Xác thực email trước khi gửi, VOS-Email còn có 1 tính năng cao cấp hơn - tính năng Check IMAP Server, giúp bạn loại bỏ những email lỗi này, giúp danh sách email khách hàng của bạn càng ngày càng chất lượng hơn.
    Để biết cách loại bỏ những email lỗi, mời bạn xem video hướng dẫn sau: http://www.youtube.com/vietnamoss#p/u/3/7M3DSc-JfI8

  • 6. Tôi chỉ gửi được vài chục email, VOS-Email đã báo "Tài khoản đã gửi hết lượng email ..."

    Vấn đề này thường do 2 nguyên nhân sau:
    1. Tài khoản email của bạn đã gửi tới nhiều địa chỉ email lỗi (không tồn tại, đã bị xóa...) trong 1 thời gian ngắn nên sẽ bị Email Server chặn lại không cho gửi tiếp, bạn cần chờ 24 tiếng sau để có thể tiếp tục sử dụng tài khoản email này để gửi.
    Giải pháp: 
    Hãy kết hợp sử dụng 2 tính năng được tích hợp sẵn ở phần mềm gửi email marketing VOS-Email:
    - Sử dụng tính năng Xác thực email trước khi gửi.
    - Sau mỗi lần gửi, bạn tiếp tục sử dụng tính năng Tìm và loại bỏ email lỗi (xem thêm tại Làm thế nào để loại bỏ những email lỗi?)

    2. Nội dung email bạn gửi đi bị có dấu hiệu của Spam:
    Nếu bạn sử dụng Gmail, nội dung email của bạn trước khi gửi sẽ được kiểm tra, nếu có dấu hiệu của Spam, Gmail sẽ chặn lại không cho gửi.
    Giải pháp:
    Cơ chế lọc Spam của các nhà cung cấp dịch vụ email (Gmail, Yahoo, Hotmail….) có thể có điểm khác nhau nên có trường hợp dù cùng 1 nội dung email nhưng gửi tới Gmail thì vào Inbox nhưng gửi tới Yahoo lại vào Spam, vì vậy trước khi gửi hàng loạt bạn nên gửi thử tới 1 vài địa chỉ email khác nhau (...@gmail, ...@yahoo,...).
    Nếu bạn sử dụng Gmail (hoặc Google Apps) để gửi, bạn nên gửi thử 1 email. Nếu 1 lúc sau (thường là vài giây) bạn nhận được 1 email với người gửi là mailer-daemon@googlemail.com, nội dung "message rejected" và link https://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=en&answer=69585 thì bạn nên dừng việc gửi tiếp email và kiểm tra lại nội dụng của email. Đây là email tự động của Gmail thông báo rằng nội dung email bạn vừa gửi đã bị chặn với lý do "nội dung có dấu hiệu Spam".
    Nếu bạn gửi liên tiếp các nội dung bị coi là Spam như vậy thì chỉ khoảng 10-20 email là tài khoản của bạn sẽ không thể gửi tiếp, cần chờ 24 tiếng sau để có thể gửi lại.

    Bạn tham khảo thêm bài viết Cách viết email để không bị vào Spam

  • 7. Tôi dùng gmail làm Tài Khoản Gửi Mail, đã nhập chính xác Password của email nhưng vẫn bị báo lỗi, không gửi được. Xin hỏi nguyên nhân và cách khắc phục

    Khi bạn dùng gmail ở những địa chỉ IP, tên miền không phải là gmail.com, gmail có thể yêu cầu bạn có những bước xác nhận tài khoản chặt chẽ hơn trước khi cho phép bạn gửi email. Bạn thử làm theo các cách sau nếu không thể gửi email ở phần mềm gửi email marketing VOS-Email

     

    1. Sử dụng mật khẩu mạnh hơn: đăng nhập vào hòm mail tại gmail.com và đổi lại mật khẩu mạnh hơn (gồm cả chữ thường, chữ hoa và số)
    2. Đăng nhập vào tài khoản tại gmail.com với Tên truy cập (Username), Mật khẩu (Password) và Mã xác nhận (Capcha) nếu được yêu cầu

    Sau khi bạn đã làm 1 hoặc cả 2 bước trên, bạn quay lại VOS-Email để bắt đầu gửi email.
  • 8. Tôi có thể sử dụng tài khoản Yahoo! làm tài khoản gửi mail không?

    Được. Bạn dùng các thông số bên dưới để tạo tài khoản gửi mail.

    SMTP:
    Server: smtp.mail.yahoo.com
    Port: 465
    SSL: cần có

    IMAP:
    Server: imap.mail.yahoo.com
    Port: 993
    SSL: cần có

    Lưu ý: Nếu tài khoản yahoo của bạn là @yahoo.com.vn, các Server vẫn như trên

  • 9. Các báo cáo lỗi và cách xử lý

    1. SMTP Error: Could not authenticate.
    Lỗi không thể xác thực tài khoản.
    - Thường do thông tin tài khoản nhập không đúng  -> bạn cần chắc chắn thông tin (SMTP Server, Email, Password) là chính xác
    - Mail Server không thể xác thực -> bạn cần xác nhận lại tài khoản bằng cách đăng nhập lại vào webmail của nhà cung cấp (mail.google.com, mail.yahoo.com, ...)

    2. SMTP server error: 5.4.5 Daily sending quota exceeded.
    Đây là thông báo bạn đã gửi hết lượng email được phép trong 1 ngày nếu bạn sử dụng Gmail hoặc Google Apps -> Bạn cần dùng tài khoản khác nếu muốn gửi tiếp

    3. SMTP server error: User is over the limit for messages allowed to be sent in a single day.
    Đây là thông báo bạn đã gửi hết lượng email được phép trong 1 ngày nếu bạn sử dụng Yahoo! -> Bạn cần dùng tài khoản khác nếu muốn gửi tiếp

Cách viết email để không bị vào Spam

Nếu email bạn gửi đi bị vào Spam thì khả năng người nhận đọc email của bạn là rất thấp. Hãy tham khảo 1 số mẹo khi biên soạn nội dung email dựa trên kinh nghiệm thực tế của chúng tôi.

Hỗ trợ trực tuyến



My status

 

Hotline: 0904 824 099
Email: sales@websoftvietnam.net